Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ‘nda kişiler hakkındaki ırk, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri, etnik köken ve sağlık bilgisi gibi bazı veriler özel nitelikli veriler olarak diğerinden ayrılmaktadır. Bu verilere ayrı bir maddede yer verilme nedeni, öğrenilmeleri halinde kişinin ayrımcılığa uğrama veya mağduriyet yaşama ihtimalinin yükselmesi dolayısıyladır. Diğer bir ifadeyle, bu verilerin kullanımı bireyin temel hak ve özgürlükleri için önemli riskler oluşturabilmektedir. Özel nitelikli verilerin hassas konumuna binaen kanun koyucu bunları işleyen veri sorumlularına daha ağır yükümlülükler getirmiştir. KVKK’nin 6 ncı maddesinin 2 nci fıkrasında belirtildiği üzere, bu verilerin açık rıza olmaksızın işlenmesi yasaktır. Ancak bu kurala sonraki fıkrada bir istisna getirilerek sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli verilerin kanunda öngörülen hallerde ilgili kişinin açık rızası olmadan da işlenebileceği belirtilmiştir. Özel nitelikli veri kategorisi içerisinde yer alan ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin veriler için de bu kurallar uygulanmaktadır.

Kişiler hakkındaki suç iddiaları veya ceza mahkumiyetleriyle ilgili verilerin işlenmesi halinde risk altına girebilecek haklarından bazıları; özgürlük ve güvenlik hakkı, adil yargılanma hakkı, özel hayata ve aile hayatına saygı hakkı, meslek seçme özgürlüğü ve işe girme hakkı ve iş yapma özgürlüğüdür. Ceza mahkumiyeti almış birinin iş bulma, kiralama ve satın alma işlemlerinde, karşı tarafın güven problemiyle yüzleşmesi oldukça muhtemeldir. Birçok sözleşmenin güven ilişkisi temeli üzerine kurulduğu düşünüldüğünde, bu kişinin çalışacağı bir iş bulmasından tutun da kiralayacağı bir ev bulmasına kadar birçok konuda zorlanacağı açıktır. Kişinin hayatındaki ciddi etkilerine rağmen bu veriye ulaşmak hiç de zor değildir. Kişi hakkındaki ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirine en kolay ulaşabileceğimiz araç ise adli sicil belgesi yani halk arasındaki kullanımı ile sabıka kaydıdır. İşe girişlerde, yurt ve burs kayıtlarında ve yükseköğretim kayıtlarında kısacası pek çok yerde adli sicil belgesi istenilmektedir. Peki, adli sicil belgesinin başvurularda veya kayıtlarda talep edilmesi özel nitelikli veri işlendiği anlamına mı gelmektedir? Ne yazık ki, Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Kurul) ‘nun bu konu özelinde vermiş olduğu bir karar ya da yayınladığı bir rehber bulunmamaktadır.

Ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirine ilişkin veriler özel nitelikli veri kategorisindedir.

Kişinin hakkında ister ceza mahkumiyeti/ güvenlik tedbiri mevcut olsun ister olmasın bu kişiye dair ceza mahkumiyetini ifade eden bir veridir. Yani kişi daha önce herhangi bir suçtan hüküm giymemiş olsa dahi bu bilgi onun ceza mahkumiyeti veri kategorisi içinde değerlendirilmelidir. Zira “Ceza mahkumiyetiniz var mı?” gibi bir soruya cevap verebildiğimiz sürece cevabın olumlu ya da olumsuz olması bu veri kategorisinde veri işlendiği gerçeğini değiştirmeyecektir. Nitekim İngiliz Veri Koruma Otoritesi (ICO) ‘nin de yayınlamış olduğu kılavuzda bu yaklaşımı benimsediği görülmektedir. ICO’nun bu konuya verdiği örnekte, bir okul işe alacağı öğretmen adaylarından adli sicil belgesi talep edip eğer sicilleri temizse işe almaktadır. İşe alınan öğretmenlerin adli sicil belgeleri özlük dosyalarında saklanmaktadır. ICO, öğretmenlerin adli sicil belgesi temiz olsa bile okulun burada ceza mahkumiyeti verisi işlediğini belirtmiştir.

 

Bu örnekten yola çıkarak, özellikle işverenlerin ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin veri işleyeceklerinde dikkat etmeleri gereken birtakım kurallar vardır.  Öncelikle, işverenler çalışan adaylarından adli sicil belgesi istememelidir. Yukarıdaki örnekten de görüleceği üzere bu belge özel nitelikli veri içermektedir. Kaldı ki, işverenlerin bu kişileri işe alacağı da kesin değildir. Bu noktada, veri sorumlusu konumundaki işverenin veri işleme faaliyetinin amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma ilkesine uyması önem arz etmektedir. Kurul’un da 2019/81 ve 2019/165 sayılı kararlarında belirttiği üzere, veri işleme faaliyeti ile gerçekleştirilmesi istenen amaç arasında makul bir denge kurulmalıdır. İşverenin amacı çerçevesinde ölçülülük ilkesine uygun olarak ilgili kişiden minimum düzeyde bilgi talep etmesi, bunun dışındaki amaç için gerekli olmayan veri işlemeden kaçınması gerektiği, kişisel verilerin işlenmesinin ilgili kişinin iznine bağlı olarak gerçekleştirilse ve belirli bir amaca bağlı olsa bile açık rızanın, aşırı miktarda veri toplanmasını meşrulaştırmayacağı bu kararda belirtilenler arasındadır.

İşe kabul alan çalışanlardan adli sicil belgesi sunmaları talep edildiğinde bu belgedeki özel nitelikli verilerden ötürü açık rızalarının da alınması gerekmektedir. İlgili kişi hakkında ceza mahkumiyeti ya da güvenlik tedbiri bulunsa da bulunmasa da özel nitelikli veri işlendiği unutulmamalıdır. Çalışanlardan alınacak açık rıza, “belirli bir konuya ilişkin olma”, “bilgilendirmeye dayanma” ve “özgür iradeyle açıklanma” şeklindeki üç unsuru barındırmalıdır.

Adli sicil belgesi mümkün olduğunca saklanmamalıdır. İlgili birim yöneticisi tarafından belge kontrol edildikten sonra çalışana iade edilmelidir. Adli sicil belgesinin saklanması halinde, özel nitelikli veri barındıran belge saklandığı bilinciyle gerekli teknik ve idari tedbirler alınmalı ve doğru imha yöntemi belirlenmelidir.

Son ancak en az diğerleri kadar önem arz eden bir husus da bu verilere şirket bünyesinde sadece ilgili birim yöneticisinin erişim sağlayabilmesidir. Konuyla alakası olmayan çalışanların bu bilgileri öğrenmesi ilgili kişinin işyerinde mağdur olmasına, ayrımcılığa uğramasına ve iş arkadaşlarıyla olan iletişiminin olumsuz etkilenmesine yol açabilir.